Organisaties die u zorg, een zorgverzekering of een indicatiestelling bieden, hebben doorgaans iemand aangewezen bij wie u met vragen en klachten terecht kunt. De namen verschillen: klachtenfunctionaris, vertrouwenspersoon, ombudsman, patiëntenservicebureau enzovoort. U kunt bij deze functionaris terecht voor informatie, advies en ondersteuning (klachtenopvang). Vaak kunnen zij ook bemiddelen. Zij begeleiden een gesprek over uw klacht of proberen een oplossing te regelen. Soms is er nog apart iemand aangesteld die bemiddelingsgesprekken begeleidt. (klachtenbemiddelaar).
De functionaris die de klachtenopvang en/of –bemiddeling bij de zorgorganisatie doet, kent de organisatie vaak goed en weet er snel de weg te vinden. Hij kan dus snel met uw klacht aan de slag of u adviseren. Verder kan de functionaris ook aanbevelingen doen, bijvoorbeeld over hoe de zorg eventueel verbeterd kan worden. Dit om te voorkomen dat iemand anders met dezelfde klacht te maken krijgt. De inzet van de functionaris brengt voor u geen kosten met zich mee. De functionaris wordt door de organisatie betaald, maar moet onafhankelijk werken. Heeft u geen vertrouwen in de functionaris bij de organisatie? Dan kunt u voor klachtenopvang ook een beroep door op een externe instantie, zoals een medewerker van Zorgbelang. Dat is een patiëntenbelangenorganisatie.